1.1 Архивный отдел Администрации Гурьевского района, является структурным подразделением Администрации Гурьевского района без прав юридического лица, осуществляющим руководство и управление архивным делом в Гурьевском районе и выполняющим функции муниципального архива.
Методическое руководство отделом осуществляет архивное управление Кемеровской области. Координирует работу отдела руководитель аппарата администрации Гурьевского района.
1.2. Отдел обеспечивает хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими федеральными законами и нормативами правовыми актами Российской Федерации. Законом Кемеровской области « Об архивном фонде Кемеровской области и архивах», иными законами и нормативными актами кемеровской области. Уставом города, правовыми актами органов местного самоуправления Гурьевского района, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, инструкциями и приказами Архивного управления Кемеровской области, а также настоящим Положением.
Положение об отделе, утверждается Главой района по согласованию с Архивным управлением Кемеровской области.
1.4. Штатная численность отдела устанавливается и утверждается Главой района. Работники отдела являются муниципальными служащими.
1.5. Отдел имеет печать для заверения архивных справок, копий и выписок из документов, а также штампы и бланки со своим наименованием.
1.6. Финансирование и материально- техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета района.
1.7. Администрация Гурьевского района обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; их содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создания необходимых условий труда работников.
2. Основные задачи и функции.
2.1. Комплектование архивного фонда района документами, имеющими для него историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.
2.2. Учет и обеспечение сохранности архивных фондов и архивных документов, находящихся на территории района и являющихся муниципальной собственностью, а также других архивных фондов и архивных документов, принятых отделом на длительное постоянное, либо временное хранение. Архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью, входят в состав государственной части архивного фонда Кемеровской области.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании, и использовании их архивов.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления Гурьевского района, организация использования архивных документов, хранящихся в отделе; удовлетворение прав граждан и организаций на архивную информацию.
2.5. Контроль за соблюдением законов и иных нормативных актов в области архивного дела в соответствии с действующим законодательством.
3. Основные функции отдела
3.1. Разрабатывает и по согласованию с архивным управлением Кемеровской области представляет на утверждение Главы района список организаций, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в архив; ведёт систематическую работу по уточнению этого списка, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
3.2. Принимает на хранение документы по личному составу от ликвидированных муниципальных предприятий, организаций и учреждений.
3.3. Организует экспертизу научной и практической ценности документов, отбираемых на постоянное хранение и хранящихся в отделе.
3.4. Представляет в архивное управление Кемеровской области по установленным формам сведения о хранящихся в отделе архивных документах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.5.Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в отделе, автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных архивные справочники о составе и содержании документов.
3.6. Разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов, внедрению государственного стандарта организационно-распорядительной документации и организации документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных организаций.
3.7. Проводит проверки состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному, ведет в установленном порядке их учет в организациях-источниках комплектования отдела.
3.8. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно- проверочной комиссии архивного управления Кемеровской области поступившие от организаций описи дел постоянного хранения, а также аудиовизуальную и электронную документацию.
3.9. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных экспертных комиссиях, номенклатуры дел, представляемые организациями- источниками комплектования архивного фонда города, а также описи дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел в установленном порядке.
3.10.Оказывает организационно- методическую помощь ведомственным архивам и делопроизводственным службам, по просьбе создавших их предприятий, организаций и учреждений, изучает, обобщает и распространяет положительный опыт их работы, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами.
3.11. Информирует органы местного самоуправления Гурьевского района, другие заинтересованные организации о составе и содержании хранящихся в отделе архивных документов по актуальной тематике, исполняет запросы юридических лиц на архивную информацию, в том числе на договорной основе.
3.12. Организует работу пользователей архивными документами, изготавливает копии архивных документов по их запросам, готовит материалы для документальных выставок и средств массовой информации, организует и проводит встречи с общественностью.
3.13. Исполняет социально-правовые и иные запросы граждан, выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов; рассматривает заявления, предложения и жалобы граждан и организаций, проводит прием граждан.
3.14. Проверяет выполнения физическими лицами, предприятиями, учреждениями организациями района требований законодательства Российской Федерации в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
3.15. Информирует уполномоченные органы о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, предприятиях и организациях района, других нарушениях законодательства об архивном фонде и архивах для привлечения виновных лиц к ответственности в установленном законом порядке.
4. Права отдела
4.1. Представлять Администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Запрашивать и получать от организаций- источников комплектования отдела, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
4.3. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения рекомендаций по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.4. Создавать на общественных началах совет, утверждаемый Главой района, для рассмотрения организационно- методических и практических вопросов архивного отдела.
5. Организация работы.
5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Главой района.
5.2. Начальник архивного отдела руководит его деятельностью и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций, отчитывается о своей работе перед руководителем аппарата Администрации района и в установленном порядке перед архивным управлением Кемеровской области.
5.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с основными направлениями развития архивного дела на основе годовых планов работы, утверждаемый Главой района.
5.4. При смене начальника отдела прием и передача дел осуществляется специально созданной комиссией по акту, утверждаемому руководителем аппарата Администрации района, который передается в архивное управление Администрации Кемеровской области.
5.5. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется Главой района в установленном порядке.
Дата изменения: 06.12.2017 04:47
